LiuDalu

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扫码录入功能助你快速准确的搞定年终资产盘点

作为一个职场老鸟,笔者职业生涯经历过多家公司。不管是庞然大物还是初具规模,这些公司的行政人员有一个共同的噩梦就是年终的资产盘点。 在传统的盘点过程中,行政人员需要通过资产编号找到对应的资产,并查明它们的使用情况,是否损坏,是否有减值等各种状态。整个过程耗时费力不说,更让人头痛的是资产编号通常是一串十几位数字和字母,记录和比对这些编号都非常容易出错,盘点之后的统计结果往往与实际情况差距很大。 金数据再扫码录入增强功能上线后可以完美解决行政人员在资产盘点中的痛点,今天我们就一起来用一次资产盘点演示来说明如何解决这些问题。 资产盘点表单 创建一个表单2017年资产盘点来记录这次盘点的资产和人员信息。其中: 「资产编号」开启了扫码功能,在微信中打开这个表单时,可以通过手机扫码的方式识别被盘点资产的条形码,自动将资产编号录入到系统中,解决了手工记录资产编号的低效和容易出错的问题。 「资产名称」是一个表单关联字段,关联表单资产类型。录入盘点数据时可以通过下拉框选择这个表单中记录的所有资产名称。 「所属部门」是一个表单关联字段,关联表单部门信息。录入盘点数据时可以通过下拉框选择这个表单中记录的所有部门名称。 「使用人」是一个表单关联字段,关联表单员工登记表。录入盘点数据时可以通过下拉框选择或搜索使用的员工。 「资产是否可以找到」是一个单选字段。其中设置规则,如果选择了可以找到,那么表单会显示「是否损坏」和「是否有减值」让盘点者继续填写。如果选择了找不到,则不需要填写这些盘点信息。 「备注说明」是一个多行文本字段,可以记录资产的一些具体情况和需注意事项。

通过关联字段参与计算搞定同比和环比的统计场景

不管是产品还是服务,都会涉及到销售。通常我们想要反应销售额每年同一时间段内的演化情况,会用当前季度的销售额比较去年同一季度的销售额,我们把这个比较结果叫做同比;如果我们要反应本期销售数据与上期销售数据的变化情况,也会使用到环比这种比较结果。今天我们就来实操一下通过表单的关联字段参与计算如何来反应一家公司的销售情况。 数据收集阶段 首先2016年和2017年两年每月的销售数据已经都在两个表单中统计完毕。他们分别是2016年A公司销售数据统计和2017年A公司销售数据统计。 以2017年销售表单举例,它们都记录了「当月套餐销售量」、「当月用户数」、「当月销售额」、「当月成本」、「当月盈利」 在两个表单中都记录了当年12个月的销售数据。你可以查看2017年数据,也可以查看2016年数据 同比数据分析阶段 当2017年和2016年数据收集完毕后,你可以新建一个表单2016-2017月度同比销售额同比分析,其中关联了2016年A公司销售数据统计和2017年A公司销售数据统计中的销售数据。下图中,我们希望查看两年双十一阶段同比销售情况变化,就可以选择中两年的11月份的数据进行分析。 在表单中,我们可以把关联的16和17年销售数据作为参与计算的字段,可以自动计算出各中信息的同比发展速度。 我们可以这样定义计算公式。 我们也可以查看整体的同比分析数据。 环比数据分析阶段 除了做16-17年的同比数据的分析,我们还可以对17年每月的环比数据进行分析。与上一步类似,我们可以新建一个表单2017月度销售环比分析。在这个表单中可以关联2017年A公司销售数据统计中的销售数据,并选择两个月份的数据进行计算分析。比如我们希望比较一下2017年618期间活动的销售数据变化就可以选择6月和5月作为环比的参与计算月份。 表单会自动计算出2017年6月对比5月份的环比增长速度 我们这样定义环比增长速度的公式 我们也可以查看整体的环比数据分析。 导出分析数据进行图表展示 我们得到这些分析数据之后,很难对这些冰冷的数据有直观的理解。不妨将它们导出为Excel。 在Excel中,我们可以将这些数据加工成直观的图表。

使用文件夹快速实现差别权限共享表单

对于团队协作来说,最重要的就是不同的表单资源可以准确并且权限适当的分配给企业中的协作成员。今天我们就来说说如何使用金数据的文件夹快速在表单上给协作成员灵活的赋予权限。 1 首先由售前小A创建了一个叫做「有猫饼猫粮销售日志」的文件夹,将它共享给用来记录有猫饼公司的库房管理员小B和售后小C,并把他们都设置成文件夹管理员。 2 作为文件夹创建者的售前小A和文件夹管理员的库房管理员小B和售后小C都可以在文件夹中创建表单和文件夹。其中 售前小A创建了:文件夹「售前门店活动计划」。 库房管理员小B创建了:文件夹「库房资源管理记录」和文件「库房备货情况公示」。 售后小C创建了:文件夹「售后客户服务记录」。 3 库房管理员小B想把文件夹「有猫饼猫粮销售日志」中的表单「库房备货情况公示」设置成所有人都可以看到数据,但是不能编辑表单中库存数量的自定义表单权限。那么他可以在表单上为所有人单独设置特定权限,在表单上设置的权限生效优先级将高于文件夹上继承的权限。 库房管理员小B可以在表单上把售前小A设置成一个自定义角色货仓信息查看员,他只有订单号和货仓位置的全部权限,但是备货数量只有查看权限,没有新增和修改权限。 4 售后小C想把「售后客户服务记录」这个文件夹中的表单数据共享给其他成员查看,但是不希望他们可以修改这个文件夹下的表单和数据。所以可以把售前小A和库房管理员小B设置成文件夹查看员。 这样在「售后客户服务记录」这个文件夹中表单「售后服务跟踪表格」的协作与权限中,售前小A和库房管理员小B就变成了数据查看员。 这样,我们就可以快速实现表单和文件夹上用户权限的快速灵活的分配,