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企业版有关的功能更新、使用技巧和客户案例

扫码录入功能助你快速准确的搞定年终资产盘点

作为一个职场老鸟,笔者职业生涯经历过多家公司。不管是庞然大物还是初具规模,这些公司的行政人员有一个共同的噩梦就是年终的资产盘点。 在传统的盘点过程中,行政人员需要通过资产编号找到对应的资产,并查明它们的使用情况,是否损坏,是否有减值等各种状态。整个过程耗时费力不说,更让人头痛的是资产编号通常是一串十几位数字和字母,记录和比对这些编号都非常容易出错,盘点之后的统计结果往往与实际情况差距很大。 金数据再扫码录入增强功能上线后可以完美解决行政人员在资产盘点中的痛点,今天我们就一起来用一次资产盘点演示来说明如何解决这些问题。 资产盘点表单 创建一个表单2017年资产盘点来记录这次盘点的资产和人员信息。其中: 「资产编号」开启了扫码功能,在微信中打开这个表单时,可以通过手机扫码的方式识别被盘点资产的条形码,自动将资产编号录入到系统中,解决了手工记录资产编号的低效和容易出错的问题。 「资产名称」是一个表单关联字段,关联表单资产类型。录入盘点数据时可以通过下拉框选择这个表单中记录的所有资产名称。 「所属部门」是一个表单关联字段,关联表单部门信息。录入盘点数据时可以通过下拉框选择这个表单中记录的所有部门名称。 「使用人」是一个表单关联字段,关联表单员工登记表。录入盘点数据时可以通过下拉框选择或搜索使用的员工。 「资产是否可以找到」是一个单选字段。其中设置规则,如果选择了可以找到,那么表单会显示「是否损坏」和「是否有减值」让盘点者继续填写。如果选择了找不到,则不需要填写这些盘点信息。 「备注说明」是一个多行文本字段,可以记录资产的一些具体情况和需注意事项。

通过关联字段参与计算搞定同比和环比的统计场景

不管是产品还是服务,都会涉及到销售。通常我们想要反应销售额每年同一时间段内的演化情况,会用当前季度的销售额比较去年同一季度的销售额,我们把这个比较结果叫做同比;如果我们要反应本期销售数据与上期销售数据的变化情况,也会使用到环比这种比较结果。今天我们就来实操一下通过表单的关联字段参与计算如何来反应一家公司的销售情况。 数据收集阶段 首先2016年和2017年两年每月的销售数据已经都在两个表单中统计完毕。他们分别是2016年A公司销售数据统计和2017年A公司销售数据统计。 以2017年销售表单举例,它们都记录了「当月套餐销售量」、「当月用户数」、「当月销售额」、「当月成本」、「当月盈利」 在两个表单中都记录了当年12个月的销售数据。你可以查看2017年数据,也可以查看2016年数据 同比数据分析阶段 当2017年和2016年数据收集完毕后,你可以新建一个表单2016-2017月度同比销售额同比分析,其中关联了2016年A公司销售数据统计和2017年A公司销售数据统计中的销售数据。下图中,我们希望查看两年双十一阶段同比销售情况变化,就可以选择中两年的11月份的数据进行分析。 在表单中,我们可以把关联的16和17年销售数据作为参与计算的字段,可以自动计算出各中信息的同比发展速度。 我们可以这样定义计算公式。 我们也可以查看整体的同比分析数据。 环比数据分析阶段 除了做16-17年的同比数据的分析,我们还可以对17年每月的环比数据进行分析。与上一步类似,我们可以新建一个表单2017月度销售环比分析。在这个表单中可以关联2017年A公司销售数据统计中的销售数据,并选择两个月份的数据进行计算分析。比如我们希望比较一下2017年618期间活动的销售数据变化就可以选择6月和5月作为环比的参与计算月份。 表单会自动计算出2017年6月对比5月份的环比增长速度 我们这样定义环比增长速度的公式 我们也可以查看整体的环比数据分析。 导出分析数据进行图表展示 我们得到这些分析数据之后,很难对这些冰冷的数据有直观的理解。不妨将它们导出为Excel。 在Excel中,我们可以将这些数据加工成直观的图表。

使用文件夹快速实现差别权限共享表单

对于团队协作来说,最重要的就是不同的表单资源可以准确并且权限适当的分配给企业中的协作成员。今天我们就来说说如何使用金数据的文件夹快速在表单上给协作成员灵活的赋予权限。 1 首先由售前小A创建了一个叫做「有猫饼猫粮销售日志」的文件夹,将它共享给用来记录有猫饼公司的库房管理员小B和售后小C,并把他们都设置成文件夹管理员。 2 作为文件夹创建者的售前小A和文件夹管理员的库房管理员小B和售后小C都可以在文件夹中创建表单和文件夹。其中 售前小A创建了:文件夹「售前门店活动计划」。 库房管理员小B创建了:文件夹「库房资源管理记录」和文件「库房备货情况公示」。 售后小C创建了:文件夹「售后客户服务记录」。 3 库房管理员小B想把文件夹「有猫饼猫粮销售日志」中的表单「库房备货情况公示」设置成所有人都可以看到数据,但是不能编辑表单中库存数量的自定义表单权限。那么他可以在表单上为所有人单独设置特定权限,在表单上设置的权限生效优先级将高于文件夹上继承的权限。 库房管理员小B可以在表单上把售前小A设置成一个自定义角色货仓信息查看员,他只有订单号和货仓位置的全部权限,但是备货数量只有查看权限,没有新增和修改权限。 4 售后小C想把「售后客户服务记录」这个文件夹中的表单数据共享给其他成员查看,但是不希望他们可以修改这个文件夹下的表单和数据。所以可以把售前小A和库房管理员小B设置成文件夹查看员。 这样在「售后客户服务记录」这个文件夹中表单「售后服务跟踪表格」的协作与权限中,售前小A和库房管理员小B就变成了数据查看员。 这样,我们就可以快速实现表单和文件夹上用户权限的快速灵活的分配,

最近4个月,企业版亮点功能盘点

去年12月15日金数据的四周岁生日,我们正式宣布了金数据企业版上线。在金数据个人版功能基础之上,企业版为了让客户可自助的构建企业所需的IT业务系统,在表单工具、子账户管理、数据权限、品牌增强、第三方集成等方面有全新的设计和功能增强。 这半年以来,企业版采用「申请试用」的方式来为企业开通账户,企业需提供有效的营业执照方可通过审核。开启试用之后,金数据有专门的客户经理一对一的跟进和服务客户,并且系统右下角的客服通道也为客户提供了实时的沟通渠道,帮助客户实现业务价值的成功。 今天,小金以「亮点功能盘点」来作为企业版微信公众号开启推送的第一篇文章,我们从最近4个月里挑选出了当月的两个功能更新,它不一定重大,但却深受客户和我们的喜欢,:) ~仲夏六月~ 虽然六月仅仅开始了几天,但依然有企业版专属的功能更新,关注在账户协作和数据行级权限设定。 外部协作账户 企业版有面向团队内部的子账户,当需要涉及到跟企业外部的成员协作的时候并不合适,比如合作伙伴、代理商、志愿者等等。所以我们引入了「外部协作账户」概念,该账户跟子账户类似,但主要是集中在表单数据的协作管理上,比如数据查看、文件夹共享等。当协作结束时,将账户禁用或删除即可,保障安全。 数据行级权限条件设定 数据行级权限可以设定「与、或、非」

让数据在别处也熠熠生辉

使用金数据的用户中很多是将金数据收集到的数据放到自己公司的行政、财务、库房以及销售等系统中使用的。如何让金数据收集的数据实时下发?如何让本公司的系统快速兼容金数据下发的数据?让我们一起抛弃掉Excel导出导入的繁杂流程,来一次数据在你的公司系统中也熠熠生辉的尝试吧。 1 首先在金数据中制作进货商品明细记录。此表单的每一条新增数据都需要实时下发给A公司的库房管理系统,以便做进一步的数据整合处理。 2 在「表单设置」-「Webhook」中配置新增数据下发数据的推送目的地,这可以是A公司可以接收金数据收集数据的服务器地址。同时金数据会记录最近一周内数据的推送记录,以便回溯每条数据的推送状态。 3 做完上面的配置后,金数据会在每次表单新增数据后,自动下发一条JSON格式的数据给配置好的服务器。下发数据的格式会在表单设置-Webhook中进行示例展示。其中会说明下发的数据类型,数据名字以及一条下发数据举例。当A公司的服务器接收到这一条数据后,可以根据这个规则对数据进行解析,然后进一步在自己的业务系统中继续加工使用。 4 当A公司的货品管理系统,收到了金数据的数据推送后,可以根据自己的业务需求定制化的实现数据的加工和展示。 这样我们就完成了一次完整的金数据数据下发的配置。BTW如果你想让金数据企业账号下的所有表单新增数据都下发到你的系统中,不妨试试Webhook的全局配置功能,它就在企业设置中哦。

不用注册,填写者也能修改数据

小金曾经接触过一个在大型国有企业中从事行政工作的陈小姐,她是这样在工作中运用金数据的: 因为从事人事行政工作,经常与不同部门,地区的同事们配合工作。每到内部培训收取作业的时段,邮箱和微信就会被来自各个部门和地区的同事们“轰炸”,管理起来非常不便捷。 后来陈小姐开始使用金数据为不同的部门创建专用于收集作业的表单。注明作业要求后,将表单链接分别分享到部门工作群中,同事们便可以使用表单中的附件字段方便地提交作业。而她只需要进入系统便可以查阅已提交的数据了。 一个链接便解决了考核作业收集、查看时来源混乱的问题。 但是让陈小姐苦恼的问题来了,如果中间有作业需要更新的情况就会尴尬。除了重新提交数据再无二法,而这样的重复提交,也会给管理带来不便捷。 针对这个最后一公里的问题,企业版增加了一个小功能: 支持填表者修改数据 只需验证手机字段,无需注册账户,用户就能够直接修改自己填写过的数据。 而你只需要在系统中先将「结果分享」或者「对外查询」页面调整为“公开”状态,选中允许用户修改数据,选择需要验证的手机字段。这样只要填表者访问由自己本人提交的数据详情页面,便可进行修改。 这样,一个简易的收发作业的管理系统就建成了。用户无需注册也可以修改已提交的数据哦! 将这个使用方法扩展下。无论是收发作业系统,活动主办方报名信息收集系统,都可以用表单来实现。这是金数据的一小步,也是企业成员无需IT人员支持独立自建系统的一大步。

自动提醒,完成出差系统大改造

在大型国有企业中从事行政工作的陈小姐,使用金数据企业版解决了这个问题。她又发散了思维,将公司中的出差提交也尝试用企业版来完成。 一般出差的流程是这样的: 申请人填写出差申请表 行政为申请人选择航班和酒店信息 发送邮件,确认航班与酒店 根据确认情况进行预定,允许出差 陈小姐按照公司的流程做了个表单,可依然遇见了问题。因为出差的航班和酒店需要从外部网站进行预定,一直处于变化的状态,每个人的需求又千差万别。且不说,出差人数较多时带来的管理成本,单单每次翻来覆去的确认都要花费极大功夫。异常辛苦地确定了方案之后,还会遇见所选航班已售罄或者酒店满房的情况,这时又需要重新开始这个痛苦的过程。 试想下,如果在陈小姐确定了方案之后,申请人可以尽快给予反馈的话将极大节省沟通成本。 现在,金数据企业版新增了一项功能「变更数据自动提醒」,可以让数据的变更也自动触发提醒。当陈小姐选择了航班和酒店,更改了方案状态后,便会立即触发提醒,自动向申请人发送航班号和酒店名等需要确认的信息。 如果确认无误,便可以进行航班和酒店的预订。预定后只需要将数据中「是否预定」字段修改为「是」,包含了出行计划,航班酒店信息,注意事项的短信便会自动发到申请人的手机上。 经过升级,能够自动触发消息推送的出差系统大大提升了确认效率,相比之前发邮件的方式,使用一个链接就能管理整个公司的出差记录。不但如此,变更数据提醒支持创建多条,可以根据业务需求进行定制。适用于不同的场景,

「关联表单增强」有哪些亮点?

大家好,我是企业版小李。今天为大家介绍企业版的新功能:「关联表单增强」。 使用场景 首先从表单关联的使用场景说起。 陈小姐在大型国有企业中从事人事行政工作,她已经习惯使用用表单来帮助提升工作效率了。可是同事们反馈,每次都要重复填写手机号,姓名,邮箱这类信息,这让同事们疲惫不堪。 我们向陈小姐推荐了表单关联功能。在我们的建议下,陈小姐创建了一个名为「企业通讯录」的表单。其中会收集每个企业成员的姓名,电话,邮箱,部门,家庭成员,住址等信息。 所以当陈小姐需要用「出差申请表」收集同事们的出差需求时,使用表单关联字段就可以免去填表者再次填写姓名、电话、部门等重复信息了。设置姓名作为主键字段,只要选择一个陈小姐的名字,陈小姐的电话,部门等信息就将自动填写在出差申请表中。 组合业务系统 在企业版中,你可以自定义任何一个关联表单中的主键字段和展示字段。 主键字段作为线索,为关联找到目标。 展示字段作为结果,丰富关联数据的展示。 你可以按照自己的需求选择展示或隐藏。 无论是日常表单「出差申请」还是人事表单「年终考核」,只要你需求的表单数据已存在,使用关联字段就可以解决数据重复填写的问题。 这样的组合搭配会非常有想象力,

如何利用扫码功能录入商品编号?

小伙伴们好,作为一个经常键盘打字时输错的人来说,今天介绍的金数据扫描二维码或者条形码直接录入数据的功能,简直就是手残的救星。 下面我们就以进货商品管理为例,看我们如何用金数据从录入商品到成本统计一张表搞定。 制作「进货商品明细记录」表 其中商品编码字段是一个单行文本,可以开启「微信扫码录入」功能。另外「成本」是一个计算字段,它是「商品单价」和「进货数量」相乘的结果。 * 目前仅企业版支持「微信扫码录入」和「计算字段」 * 参考表单地址:进货商品明细记录 准备好商品的二维码或条形码 微信中打开表单 点击商品编码字段右边的扫码按钮,会自动调起手机摄像头进行扫码录入商品编码。 查看合计值 当结束收货录入后,你也可以直接在表单的报表页面中查看成本的合计值。 这样我们就用金数据完成了从商品录入到成本统计的整个业务流程。